Työpaikan pelikirja

Tuntuuko sinusta, että korjailet usein työkavereittesi puutteellisesti tekemien töiden jälkiä. Oletko sinä se, joka korjaa toisten levittämiä roskia? Harmittaako sinua, että työkaverisi on keksinyt ihan uuden tavan tehdä työnsä, ja joudut korjaamaan hänen aikaansaannoksensa? Työn onnistuminen vaihtelee päivästä ja tekijästä riippuen. Näin käy kun työpaikan pelikirja puuttuu.

Mikä on pelikirja? Urbaani sanakirja määrittelee sen näin: ”Joukkueurheilun termi, jolla tarkoitetaan kaikkia joukkueen käyttämiä taktisia variaatioita, jotka löytyvät joukkueen ns. pelikirjasta. Ammattilaisjoukkueilla tällaiset kirjat ovat myös konkreettisesti olemassa, mutta hieman huonommilla joukkueilla pelikirja esiintyy vain puheiden tasolla.” Mielestäni viimeisen lauseen voi todeta myös niin, että ammattimaisilla työpaikoilla toimitaan pelikirjan mukaan, mutta hieman huonommin johdetuilla (lue: amatöörimäisillä) työpaikoilla toimitaan puheiden ja oletusten tasolla.

Työpaikan pelikirjassa määritellään, mitä työhön kuuluu sekä miten mikäkin työ ja työvaihe on fiksuinta tehdä. Pelikirja on kokoelma työntekijöiden yhteisesti (esimiestensä myötävaikuttamana) löytämiä ja sopimia parhaita käytäntöjä, miten työ kannattaa tehdä niin, että 1) se tulee kerralla valmiiksi, 2) laatu on riittävää, 3) aikaa ja muita resursseja haaskautuu mahdollisimman vähän ja 4) työ on ennakoitavaa niin sisällöllisesti kuin ajallisesti. Ja kun työ on tehty pelikirjan mukaan, homma sujuu, jolloin toisten tekemisiä ei joudu säätämään ja korjaamaan.

Mitä seuraa jos pelikirjaa ei ole? No ainakin se, että jokainen tekee työn niin hyvin kuin muistaa ja sillä hetkellä osaa. Jos ei kaikkea muista, niin joku muu joutuu säätämään. Nämä jotkut ovat niitä paremmin muistavia ihmisiä, jotka kärsivät siitä, että he tekevät työnsä tunnollisemmin kuin muut. Pelikirja tarvitaan myös uusien työntekijöiden perehdyttämiseen. Työstä suoriutumisessahan on kysymys oppimisesta, jota edeltää ohjeistus ja opastus. Johtamisen tehtävänä on auttaa työntekijää onnistumaan, ja pelikirja on tässä tarpeellinen väline. Yhteispeli ei voi sujua ilman suunnitelmaa.

Muistinvarainen toiminta sujuu, kun ei ole erikoistilanne eikä kiirepaniikki. Mutta kun ne iskevät, peli sekoaa ja harhasyöttöjä tapahtuu. Sitten valmentaja huutaa kentän laidalta, että ”Miksi sinä sinne syötit? Ei siellä ollut ketään!”, kun olet muistanut hyökkäyssuunnitelman väärin. Johtamisen tehtävänä ei ole kritisoida virheiden tekemistä, vaan varmistaa, että kaikki toimii pelikirjan mukaan. Ilman pelikirjaa myös johtaja (esimies) toimii sattumanvaraisesti ja puheiden tasolla. Johtamisen tehtävänä on järjestää että pelikirja löytyy, ja että sitä parannetaan koko ajan kun opitaan uusia parempia tapoja toimia.

Jos pelikirjaa ei ole, on myös kehittäminen sattumanvaraista. Jos työn vaiheita ja parasta toteutustapaa ei ole määritelty, niin mitä silloin oikeastaan kehitetään? Useimmin kehittämispyrkimykset kohdistuvat muistinvaraisen toiminnan kirkastamiseen, mutta toimenpiteitä ei viedä riittävän pitkälle, eli pelikirjaksi asti. Ihmisiltä vaaditaan parempaa toimintaa, mutta työkaluja onnistuneempaan työsuoritukseen ei saada. Tai niiden vaikutus jää lyhytaikaiseksi. Pysyvät parannukset vakaamman onnistumisen aikaansaamiseksi ontuvat suomalaisissa yrityksissä ja organisaatioissa.

Työpaikan pelikirja ei ole piilossa, vaan se on siellä missä työkin tapahtuu. Se näkyy merkintöinä lattiassa siinä paikalla, missä työ tehdään. Se näkyy työohjeina ja tsekkauslistoina hyllyn reunassa ja videoina firman intranetissä. Se näkyy järjestyksenä lattialla ja työpöydillä, jotta turhat ja väärät asiat heti erottuvat. Se näkyy asenteissa, yhteispelihengessä ja työhyvinvoinnissa. Se näkyy yrityksen tuloksessa. Pelikirja auttaa onnistumaan.

Laita minulle sähköpostia, jos työpaikallanne on toimiva pelikirja. Haluaisin tulla sellaista ihmettä katsomaan. Osoitteeni on harri.mahonen@osaamistalo.fi